חברת הפקה, מפיק/ה אישי יהיה זרוע הביצוע מטעמכם.
שירות ארגון וניהול ליום האירוע יעניק לכם המון נחת, ההתרגשות סביב החתונה היא בלתי נמנעת אך אפשר לרכך ולהפוך את ההתרגשות לחיובית ולהסיר את הדאגות לחלוטין מסדר היום. מובטח שיהיה מאוד נעים ונוח להגיע ליום הכי מיוחד שלכם כאשר ישבתם ותכננתם יחד עם איש מקצוע שאתם סומכים עליו. בפגישות מקדימות עברתם יחד על דגשים , דברתם יחד על תרחישים שונים שמעתם על ההמלצות שלו מהניסיון בשטח ועל מה שחשוב לכם שיקרה, איך יקרה, סדר לוח הזמנים, הסנכרון בין הספקים שבחרתם ועוד…
הגעה למקום לפני כולם- החל משלב ההקמה ( כולל הקמות יום קודם)
ספקים- קבלת כל הספקים תדרוך צוות המקום, עדכון מנהלי האירוע במקום, תדריך לו”ז ודגשים.
הקמה- העמדת האירוע ע”פ סקיצה, הכנת לוקיישן צילומים, מיקום דיילות לאישורי ההגעה.
בקרה – מעקב אחר לוח הזמנים שנקבע, בחינת המתחמים על תקינות וניקיון.
אבטחה – סריקה של מאבטח מטעם ההפקה.
הכוונה- תליית שלטי הכוונה לאירוע תוכן.
שיחת טלפון לכל מי שבחרתם לתת שירות באירוע שלכם.
דברו עם כל הספקים חמישה ימים לפני האירוע, ודאו אתם שיש להם הכתובת המדויקת למקום החתונה, בדקו מי וכמה אנשים מגיעים מטעמם, עברו אתם על לוח הזמנים, שאלו האם יש עוד משהו שהם חושבים שנשאר פתוח לבחירה שלכם וסיגרו אתם שעת הגעה מקסימלית שלהם למתחם.
חשוב מאוד לתאם ציפיות מול כל נותן שירות שבחרתם לכתוב לעצמכם ולוודא שאין אי הבנות, בשיחה רדו לפרטים, לא להניח שיש דברים שצריכים להיות ברורים מאליהם דברו על הכל מקסימום השיחה תרוץ וסיימתם לעבור על הכל בקלילות.
מינוי איש קשר מטעמכם, לא את מנהל האירוע מטעם המקום אלא חבר או קרוב משפחה עליו אתם סומכים.
בזמן שאתם תהיו בדרככם לחתונה, באולם או בגן האירועים אותו בחרתם יהיו בשיא ההקמות לערב המרגש.
פחות כייף לקבל טלפון ושאלות בעניינים טכניים מהשטח לתוך הרגעים המיוחדים האלה שלך ושלו, לכן דאגו לאיש קשר שיגיע מוקדם למקום האירוע.
את איש הקשר ציידו ברשימת הספקים, טלפונים וסוג השירות אותו סגרתם.
הכינו לכל נותן שירות סיכום שיחה ( טיפ מס -1- ) ובקשו מאיש הקשר שידאג לתת לכל ספק את הדף שהכנתם עבורו.
בקשו מאיש הקשר לוודא הגעת נותני השירות וסיוע בחיבור לנציגי המקום כדי למנוע עיכובים מיותרים.
תשלומי ספקים מאורגנים מראש
דאגו להכין מעטפות מסודרות ובהן תשלום עבור הספקים שלכם.
לכל נותן שירות הכינו את מה שסגרתם בעסקה מולו בקיזוז המקדמה כמובן אם ניתנה כזו במעמד החוזה.
את התשלום רצוי להכין בהמחאה הכתובה למוטב בלבד ואם הכנתם תשלום במזומן כיתבו את סך הכסף על גבי המעטפה.
אפשר לצרף פתק תודה מראש, מאוד נחמד לקבל את התשלום עם תודה כערך מוסף וטעם טוב אחרי עבודה קשה.
גם לשלב הזה, כדאי למנות איש קשר מטעמכם.
איש הקשר ידאג לשחרור הספקים, כל נותן שירות מסיים בשעה שונה, לא תרצו שיפנו אליכם בזמן האירוע ויבקשו את המעטפה.
חדר התארגנות נוח ומאובזר
בכל אולם, גן אירועים או מרכז כנסים שמכבד את עצמו יהיה חדר התארגנות עבור הזוג.
חלקם יגדילו ויכינו חדר נוסף עבור המשפחה הקרובה.
כדאי לראות את החדר מבעוד מועד כדי להיערך.
החדר יעמוד לרשותכם ברוב המקרים משעות הצהרים ועד לסיום החתונה.
יש זוגות שיבחרו להתארגן בחדר הזה, פחות מומלץ אם תשאלו אותי מאחר והקרבה למתחם האירוע יחשוף אתכם לשלבי ההקמה של הצוותים במקום מה שעלול להכניס מעט לחץ מיותר לבוקר מרגש ומתוח גם כך.
אך, חדר נוח ומאובזר היטב ישרת אתכם כעוגן במהלך האירוע וחשוב מאוד לבדוק שהוא כולל את התנאים הבאים: מיזוג, שירותים, מקלחת, טלוויזיה/מכשיר מדיה אחר, מים זורמים בכיור, תאורה נעימה, אזור תליית בגדים, כספת (עבור הכספים שהבאתם לנותני השירות – טיפ מספר 3),מקרר,מראה גדולה ומוארת,ספה נוחה וכיסאות, שולחן רחב, דלת ננעלת.
יש מקומות שהגדילו ראש וצירפו גם מיטה ומאפשרים לינה לאחר האירוע.
המלצה חמה, להשאיר את החדר עבורכם בלבד, לא לצרף מלווים, אחים או הורים אתם תהיו זקוקים לנשימה בחדר הזה מידי פעם וכדאי שיהיה חלל פרטי ואינטימי לכם.
